我常收到一堆乱糟糟的表格和几十页的文档，要从中摘要点、填模板。直接丢给 AI 最容易出的问题是：内容改对了，格式全飞了。我摸索出一套保格式的做法。
日常协作我在 腾讯文档 里做。它的 AI 能直接在原文上改，我让它只动文字不动排版，改完我对照原版扫一遍标题层级和合并单元格，基本不出错。
要做图表我开 镝数图表。我把数据贴进去，让它按我的列结构生成图，而不是让它重新发明一套表头。列名和顺序我先定好，AI 只负责填数和选图类型，这样出来的图能直接放进汇报。
团队文档在 飞书 里的，我用它的智能助手做摘要和翻译。关键一点是我圈定范围再让 AI 处理，不整篇扔进去，避免它把备注和正文混在一起。
理清逻辑结构我喜欢 Napkin AI。它把文字转成图，我拿来做方案草图，好处是它不改我的原句，只在旁边生成可视化，原文档始终干净。
复杂报表我用 办公小浣熊。它擅长把非标准表格规整化，我会先给它一份样例说明我要的目标列，再批量跑，比一句指令让它在黑箱里猜要稳。
保格式的核心是我先定结构，再让 AI 填肉。模板、列名、层级我提前锁死，AI 只做局部替换和提取，不碰整体样式。这样无论换哪个工具，出来的东西都能直接用。
我习惯处理前先存一版原文件，AI 改崩了能秒回滚。我踩过最惨的一次是让一个工具整篇重排一份合同，出来页码全乱、签字栏跑到下一页。从那以后我立了规矩：AI 只做局部替换，整篇重排我自己来。
表格我特别小心表头。很多工具一看到合并单元格就自作主张拆开，数据对不上。我处理前先截图留原样，改完逐列核对，重点看首尾和合计行有没有被它动过。
长文档摘要我先抽关键页给 AI，不全文丢。全文丢它容易把脚注和正文混在一起，出来的摘要夹着奇怪的编号。分块给、分块收，质量稳很多。
格式模板我习惯先建一份空白样板。要什么字体、什么层级、什么页边距，先定死，再让 AI 往里填。它照模板走，比让它自由发挥少返工。
导出环节也要盯。有些工具网页里看着整齐，下载成 Word 就走样。我养成习惯，导出后立刻打开核对一遍，发现跑版马上回原版重来。
团队协作时我要求大家都用同一份源文件。多份副本各自改，最后合并最容易格式打架。锁一个主文件，改动都归到它身上，麻烦少一大半。我让工具先给处理计划。动文档前它说清楚改哪几处、怎么改，我确认了它再动，不黑箱操作。
版本我留快照。每次大改前存一版，出问题秒回滚，AI 改错时有发生，有备份才敢放手让它试。
我限制它的权限。只给它当前文档，不连整个网盘，避免它顺手动了别的重要文件。
多人改我定顺序。谁先谁后、改哪块，排好再上 AI，不几个人同时让工具改同一份，合并要命。
我还会让它出变更清单。改完列清楚动了哪些单元格、哪些段落，我对照清单复核，比盲信它改对了踏实。
大文档我分块喂。一次给一章，它处理更准，也不容易把前后文搞混，出来的东西前后一致。我让它保留原编号。章节号、表格号它常重排，我要求原样留，改完我对着原版核。
公式我特殊对待。表格里的计算式让它只算不改写法，避免它把符号换成别的。
我定导出格式。要 Word 还是 PDF 先说清，它按格式排，不默认给我一个要转的。
长文档我加书签。处理完让它补导航，读者跳着看方便，也显专业。我让它保留原样式类。标题几级、列表哪种，它照原样，不擅自升级排版。
表格我核对合计。改完看总计、小计对不对，AI 偶尔漏算一行。
长链引用我标出处。它加的外部链接我逐个点，死的去掉，不乱引。你手头主要是哪种活？表格规整、长文摘要还是做图？告诉我，我把对应的工具和预处理顺序给你列细。