合同和论文摘要那种文本，AI 一上手就比人稳，格式对、术语准、不会漏要点。可日常沟通不是这么回事。周报、群里回一句、给客户发三行消息，让 AI 一润色，味道立刻就假了，假到对方一眼看出是机器写的。调日常文字和调正式文本是两套手法，我前后试了半年才摸出分寸。
第一条认识是：日常沟通里，清楚比漂亮重要。我早期让 AI 帮我润周报，它把我说的一句「今天接口又挂了」改成「今日系统可用性出现异常，已定位并修复」，我看着挺专业，发出去同事全懵，谁也不知道挂了多久。后来我改成让它只做减法，不换词：把我的大白话理顺、把缺的主语补上、把重复的删掉，别的别动
第二条是先把要传达的三样东西摆出来：发生了什么、现在什么状态、你要对方做什么。这三样缺一样，文字再顺也是空的。我给自己定了个笨办法，写之前先打三行短句，哪怕写「接口今天下午挂了两次」「现在恢复了」「明早给你补监控」，三行各一行，然后再润成一段。有骨架，AI 才有地方使劲。
第三条是别让它把口语翻成书面语。群里的消息、微信里的回复，本来就是口语场景，你一书面化，距离感立刻出来。我现在会让它保留口语感，只做三件事：去掉口头禅、把断不掉的句子接上、把没头没尾的补成一句完整的。有一回它把「嗯嗯我看看」改成「好的，我这边确认后回复您」，我直接撤回了，那个您字在这种群里就是格格不入。
第四条是称呼和落款的尺度。日常沟通里称呼重一点、落款轻一点，比反过来自然。我一般写「张哥」这种熟的称呼原样留着，AI 最爱自作主张改成尊敬的张经理，一改整段就端起来了。这类称呼词我在提示词里明确写了不许动，改一次罚一次，后来它就记住了。
第五条是长度。日常消息越短越好，AI 的默认毛病是往长了写。我让它给每条回复控制在三行以内，超过就自己砍。砍的标准是砍掉「为什么要这样」的解释，只留「是什么、现在怎样、接下来谁做」。解释留到你真的要解释的时候再说，日常里没人爱读长句子。
第六条是语气要统一到你的习惯。有人平时就客气，有人平时就随意，AI 给的是它的默认客套，不一定是你的。我把自己平时发的十几条消息喂给它当参照，让它学我的口吻。学完十几条之后，出来的东西基本不用改。这个办法比写一堆提示词管用得多。
第七条是数字和事实不许它编。日常文字里最容易出事的就是这个。我说「大概二十来个人」，它给改成「约 23 人」，我一看就知道不对，那是我随口估的。现在我在提示词里写死：数字、时间、人名一律照抄，不许估算不许补全。它经常顺手补全信息，因为那一整套语言模型都在做补全，你不拦它就一直补。
第八条是不要在短回复里塞结论以外的东西。客户问一句「能不能下周交付」，你要给的是能或不能，不是分析为什么能。我以前让它顺便讲讲进度和难度，结果每条回复都像小作文。后来改成只回要回的那句，别的另起一段。短就是短，长是另一种沟通，别混在一起。
第九条是改完之后自己念一遍。AI 写的中文常常语法没错但不顺口，念一遍就知道哪里卡。我念不完的句子一定有问题，多半是它在两个并列的短句中间塞了个连词，看着通，念着别扭。念完再发，这一步几乎不花时间，但能挡掉七八成的假味道。
第十条是别拿同一套提示词走天下。周报、群消息、对外客户，这三个我存了三份提示词，各自锁了语气长度和禁改项。共用一份的结果是每一类都半对不对，改起来更累。分开存起来之后，每周写周报从二十分钟掉到五分钟。
第十一条是留个不改的底线。日常沟通里有些词就是你的招牌，比如我习惯用「我这边」不用「在下」，喜欢用「兜底」不用「备选方案」。这些词写进提示词的黑名单，让它别替换。一个团队的文字调性靠这些小词撑着，全被换成标准的，就都像一个样了。
工具不用多，两三个够用。 秘塔写作猫 适合改中文的语感和重复表达，Grammarly 管英文的硬伤，Notion 适合把改好的稿子按结构存起来下一轮接着调。三者的输出风格差别不小，混着用会打架，挑一个主用，剩下两个只在对应场景开。
最后说个判断标准。润色完读一遍，如果对方会觉得「这不像你会说的话」，那就是改过头了。日常沟通的合格线不是漂亮，是让人感觉还是你在说话。它给的所有优化，都要过这一关。
你要润的是周报、群消息还是对外客户？告诉我场景和字数，我按这个给你一份能直接用的提示词，顺带说说哪几类词千万别让它改。