同事上个月要交一份阶段性总结，坐在工位上憋了一下午，标题改了四遍还没定。我让他先把要点列出来，措辞先别管，剩下的交给工具。

公文这块，格式和分寸比文采重要，自由发挥容易出错。用 AI 的正确姿势是让它守住体例，你来控制口径。

新华妙笔 内置了常见公文的结构模板，通知、报告、总结都能照着填。它熟悉机关单位的行文习惯，出来的东西不像自己硬凑的。

用法上，先把背景和要求说清楚。发文单位、受众、事项、时限、要不要上报，这几项交代完，初稿才有定力。信息给得太少，它只能靠套话把篇幅填满。

提示词这样写比较稳：请以某单位办公室的名义，起草一份关于推进某项工作的阶段性总结，包含三个部分，一是主要做法，二是存在问题，三是下一步打算，语言平实，每部分不超过 300 字，不使用空话套话。后面贴上你整理好的要点。

要点怎么列也有讲究。别写完整句子，用动词短语就行，比如「完成三轮排查」「台账已建立」。条目越短，它越不容易顺着扩出一堆空话。

我的习惯是先让它出提纲，确认层级对了再扩写。一上来就生成全文，等发现结构跑偏，改起来比重写还累。提纲这一步两三分钟，能省后面半小时。

工具也有短板。模板化写作容易陷进「进一步」「切实」「扎实推动」这类词的循环，读起来满篇都是正确的废话。成稿后我都会专门扫一遍，能换成具体动作的换成具体动作，换不了的干脆删掉。

比如「加强日常管理」这种就别留着，写成「每周三下班前报送一次进度表」，一眼能看懂，也经得起问。

开头那句最容易出问题。工具喜欢用「为深入贯彻落实」起手，一写就是三行铺垫。我一般直接删掉，改成一句目的加一句依据，剩下的篇幅留给具体做法。

数据这块有个省事的做法：让 AI 在需要数字的地方留占位符，比如写【此处填完成率】，全文生成完再统一替换。比它自己编一个看着像真的数字安全得多。

上报材料和内部材料的写法不一样。上报的讲究结论先行、篇幅收紧，内部的可以把过程写细一点。给工具时把用途说清楚，出来的语气才对得上。

复核的时候我按固定顺序过一遍：标题的文种对不对，称谓有没有写错，层级序号是不是一层到底乱了，日期用的哪种写法，落款和印章的位置对不对。这五项扫完，基本不会出硬伤。

字体字号页边距这种格式，别指望 AI 替你调。它给的是文字内容，排版按本单位模板来，复制进去之后手动套一次样式，两分钟的事。

写完放半小时再读一遍。刚写完时眼睛自带滤镜，隔一会儿再看，重复的表述和别扭的转折会自己跳出来。

数据、人名、文号、内部表述一律留到自己手边填。涉密和敏感信息别喂给公开模型，这个没有商量余地。AI 只负责搭骨架和润色公开部分。

成稿后按本单位规范再过一遍。各地各系统对层级序号和日期写法的要求不一样，工具给的是通用参考。材料最后署你的名，分寸也得你来担。

有个小技巧挺实用：手边存一两篇本单位发过的、评价不错的同类材料，写之前丢给工具当参照，它的语感会贴近不少。别拿外单位的当样本，口气对不上。

还有个用得上的招：让它把初稿压成三百字的摘要，拿来对口径。摘要读着顺，说明逻辑没问题；读着卡，多半是结构出了毛病。

修改意见也别自己硬憋。把以往被批过的几条攒起来让工具照着自查，比如少讲成绩多讲问题，它会自己把篇幅挪一挪，改完你再定夺。

篇幅别贪。领导要看的东西，能一页说清就别写三页，让 AI 再出一版精简稿，两版对比着改，通常比反复微调快。

材料写完我还多加一道：把成稿丢给 秘塔写作猫 过一遍错别字和标点。材料里有一个错字，比哪句话写得糙都扎眼，全角半角混用、括号用法不统一这类小毛病它扫得挺干净，两三分钟的事。

引用上级文件原文、核对外文译名的时候，我会单独开一个 通义千问 的窗口，把原文和自己的段落一起贴进去，让它一句一句对着比。这种逐字核对的活儿人比机器容易走神，机器反而稳。

支持哪些文种、有没有免费额度这类事变动挺快，以官网或 App 内为准。

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你手头最难写的那份是总结还是请示？说说是卡在结构上，还是卡在那句怎么措辞都不合适？